总 则
第一条
为了提高管理水平和工作效率,使文秘工作有章可循,照章办事,特制定本制度。
发文管理规定
第二条
制定根据:人民法院公文处理办法和吉林省国家行政机关公文处理实施细则。
第三条
凡以本法院名义发出的文件(文种按国务院国发[2000]23号发布的文种),文稿形成之后首先由部门负责人审核,然后送办公室核稿,需会签的文稿,先由主办部门分别送各部门会签后,再由主办部门将综合意见后的文稿送办公室核稿;办公室核稿完成后,送院长或分管副院长批准签发。规章制度类文稿必须经过征求意见程序,文稿通过后以文件形式签发。
第四条
办文原则:谁主办、谁拟稿、谁负责;行文规则如下:
(一)拟稿要求
l、观点明确、条理清晰、文字精炼、书写工整、标点符号使用准确;文件内容层次分明。
2、数字统一,除文件文号、统计表、序号、百分比、专用术语用阿拉伯数字外,一般用汉字;
3、引用公文要注明发文时间、机关、标题或文号;
4、草拟稿必须经批准领导签字或会签,未经签发的文件,不予印发盖章。
(二)公文纸一般用国标A4纸型,左侧装订。“通告”“公告”等用纸大小,视实际需要确定。
(三)报送请示一文一事,不能一文多事,请示和报告不能混用。
(四)报告是告知性文种,向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级的询问等用报告(不能和请示混用)。
(五)向平行机关、不相隶属机关商洽工作、询问和答复问题、请求有关主管部门批准相关事宜时,行文用函。
(六)有重要事项的文件和上报文件必须打印签发人;需要保密的要标明密级(秘密、机密或绝密);急办的要标明急件、特急件;正式文件都要标主题词,主题词的标引以《吉林省人民政府公文主题词表》和《人民法院公文主题词表》最新公布的为准。
(七)法院一般实行48小时办文制度(双休日除外),特殊情况,限时办理。
第五条
文件核稿要求
(一)是否需要行文;
(二)内容是否符合要求;
(三)文字表述是否规范;
(四)文种、格式是否符合规定。
第六条
法院文件由办公室统一编发文字号,字体为三号宋体字,格式为“长九法(‘年’)‘编号’号”。各部门不得擅自使用法院发文字号,因工作需要,所需发文字号的部门可事先在办公室提取文号。各部发文另列文号,格式为“长九法‘部’(‘年’)‘编号’号’。文件内容用宋体三号字,主标题用二号宋体加黑,副标题和文中小标题可用黑体字。规章制度类字体可用楷体或宋体,字号可用四号或小四号,其他文件据实选取字体字号,以美观大方实用为主。
第七条
存档稿件为发文笺和签发人修改的文稿原件,发文笺上拟稿人、核稿人、打印校对人必须签字。
第八条
法院及部门文件由办公室负责分发。分发人应把文件报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,应有交接手续,以备查询,必要时应将报送结果报告有关领导。保密文件应专人或特种邮件(机要件)按核定的范围报送。
第九条
法院文件和签发原稿要及时立卷保存,法院下属单位印发的文件和底稿也要及时立卷,立卷与管理均按法院档案管理制度办理。
第十条
法院严格控制发文数量,法院各部门日常审批事项,应按相关制度办理,经法院分管领导批准后,由各主管部门发通知执行,不必用法院文件发布。
第十一条
复制件作为正式文件使用时,应加盖法院印章,视同正式文件妥善保管。
第十二条
公文处理严格按人民法院公文处理办法和吉林省公文处理实施细则办理。
收文处理规定
第十三条
凡外来文件、公函一律由办公室统一签收、编号、登记,填写收文笺。凡参加会议带回的文件、资料,除指定发给个人的外,均应交办公室按外来文件登记。
第十四条
文件经编号、登记后由办公室逐件提出拟办意见,然后分送法院领导阅示或送相关业务部门办理,办理后的文件要填写办理结果,办公室应作好办文记录。
第十五条
重要文件首先送院长批示,办公室按批示范围进行传阅或送承办部门办理。
第十六条
公文传阅由文秘人员直接送取。
第十七条
公文按要求处理完毕后,要及时主动退回办公室。
第十八条
办公室负责及时催办,不得延误滞留。因公借阅文件应按档案管理规定办理手续,登记后可予借阅,借阅者应及时归还。绝密、重要文件必须经院领导批准后方可就地阅卷。
第十九条
年终后按流水编号清理,送交档案室立卷存档。
印章使用规定
第二十条
本规定中的印章是指在印发或管理的文件、凭证文书等与法院有关的一切需要使用的印章。
第二十一条
种类:
一、公章:本法院向主管机构登记的法院法人印章及特定业务专用的法院印章。
二、职章:①院长用于公务的印章;②刻有职别及特定业务专用的印章。
三、部门印章:法院内各部门的内部公务印章。
四、职衔签字章:业务人员用于公务的印章。
五、其他印章:刻有法院名衔的收件章、校对章、骑缝章、附件章。
第二十二条
以法院名义发出的文件、函(便函)、介绍信、各种证明均要统一编号,加盖法院印章要做到印迹清晰、端正。
第二十三条
文件打印装订完毕后,要将签发底稿交办公室才能加盖印章;一般性介绍信、证明由办公室审查开具,并经主管领导批准,涉及重大事项的报请院领导审批后才能加盖印章。
第二十四条
严禁出具空白介绍信,确因工作需要,在出具空白介绍信或空白法院印章笺时,需经院领导签字批准,并编号、注明使用有效期限,领用人在存根栏签字同时务必写明事由。
第二十五条
法院与外单位、团体、个人的各种合同、协议加盖法院印章后一律留正本存档。
第二十六条
印章管理:
印章一经启用要严格保管。
一、法院办公室应将法院、部门印章登入印章登记台帐,并将此帐永久保存。
二、印章的使用必须严格控制用印范围,用印时要明确用印是否有批准人的签名。用印务必填写登记表。
三、法院印章一般不允许携带出外,确因工作需要,须经主管领导批准并填写印章出户登记表。
责任
第二十七条
制文过程中,某一环节出问题,由该环节当事人负责。
由于文稿在草拟、送审和制作过程中因延误时间而造成重大影响的,按绩效考核规定予以处罚;造成严重后果的,要承担相应的损失。
第二十八条
收文处理因延误时间和送批(传阅)不到位,造成重大影响的,按绩效考核规定予以处罚;若造成严重后果的,要承担相应的损失。
第二十九条
未经批准,出具便函、证明、介绍信和签定协议等一切用印行为的以及违反印章管理造成严重影响的,按绩效考核规定予以处罚;给法院造成严重后果的,要承担相应损失,并给予降级处分;构成犯罪的,按法律规定处理。
第三十条
泄漏本院秘密的按法院保密制度处理。
附 则
第三十一条
本制度发文之日起开始执行,由院办公室负责监督实施。
发布人: 管理员
来源: 本站原创
发布时间: 2022-11-14 16:19:14
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